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OA辦公管理系統(tǒng)軟件的八大核心功能模塊

發(fā)布時(shí)間:2023-06-17 14:08:38

作者:微紅科技

閱讀次數(shù):5700

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??????? 一、通知公告


  企業(yè)使用較多的功能就是通知公告和文件公布,這個(gè)基本上是企業(yè)全員使用的一個(gè)功能模塊,OA系統(tǒng)的通知公告和文件公布包括起草、審核、發(fā)布,提醒、瀏覽、回復(fù)、檢索7個(gè)小功能應(yīng)用。文件公布通常會(huì)附傳文檔附件,目前市面上主流的OA系統(tǒng)基本都支持WORD格式的在線(xiàn)閱覽。


  二、知識(shí)管理


  OA辦公系統(tǒng)革新了企業(yè)傳統(tǒng)辦公的紙質(zhì)文件的交換形式,以電子文檔的方式實(shí)現(xiàn)了部門(mén)與部門(mén),部門(mén)與個(gè)人,個(gè)人與個(gè)人三者之間的資料發(fā)送、接收、提醒、資料的分類(lèi)入庫(kù)。滿(mǎn)足了企業(yè)文件交互的辦公需求,同時(shí)也是無(wú)紙化辦公的重要進(jìn)步。同時(shí)OA辦公系統(tǒng)的知識(shí),是企業(yè)資料分類(lèi)存儲(chǔ)的重要功能模塊,也是管理后臺(tái)的重要功能模塊,知識(shí)分類(lèi)的創(chuàng)建、添加、修改、刪除、共享、檢索,相關(guān)系統(tǒng)的資料入庫(kù)管理等都可以一步到位,支持word、pdf、excel、ppt、html等類(lèi)型文檔的全文檢索。

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  三、流程管理


  OA系統(tǒng)真正能夠形成體系,幫助企業(yè)形成競(jìng)爭(zhēng)力的主要是企業(yè)對(duì)“工作流”的應(yīng)用。OA辦公系統(tǒng)的流程管理主要用于對(duì)日常辦公審批流程的處理,它可通過(guò)申請(qǐng)、上報(bào)、審批、發(fā)放等流程動(dòng)作來(lái)設(shè)置工作流程并對(duì)其進(jìn)行查詢(xún)和監(jiān)管等。常見(jiàn)的流程包括發(fā)文、收文、業(yè)務(wù)審批,內(nèi)容起草和制發(fā)、文件傳閱、批示處理、工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、工作交辦,部門(mén)間的工作聯(lián)絡(luò)、出差申請(qǐng)、采購(gòu)申請(qǐng)、報(bào)銷(xiāo)、請(qǐng)假等。主要功能包括:待辦流程、在辦流程、已辦流程、出差委托、流程跟蹤與監(jiān)控。既有固定流程,又可以自定義流程,實(shí)現(xiàn)自由流程的流轉(zhuǎn)。


  四、客戶(hù)管理


  這個(gè)功能模塊,多是業(yè)務(wù)部門(mén)在使用,早期OA系統(tǒng)出現(xiàn)時(shí),王志東的點(diǎn)擊科技的OA系統(tǒng)就包含了客戶(hù)關(guān)系管理部分,所以客戶(hù)管理成為OA系統(tǒng)的一個(gè)傳統(tǒng)模塊保留了下來(lái)。

  客戶(hù)管理系統(tǒng)是企業(yè)與客戶(hù)交往過(guò)程中所形成的客戶(hù)信息資料,企業(yè)自行定制的客戶(hù)信用分析報(bào)告。建立合格的客戶(hù)檔案是企業(yè)信息管理的起點(diǎn),是企業(yè)日?;A(chǔ)性工作。便捷查詢(xún)、完善、更新、備注客戶(hù)信息,以及關(guān)聯(lián)日程聯(lián)系提醒等,目前已經(jīng)非常智能化。


  五、人事管理


  OA系統(tǒng)的人事管理是專(zhuān)業(yè)HR版本的簡(jiǎn)化版本,一般滿(mǎn)足企業(yè)人力資源部門(mén)的基本人力資源管理所需,如果是專(zhuān)業(yè)級(jí)別的人力資源公司使用,那就要購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)的HR軟件。人事管理模塊包括人才信息庫(kù)管理、招聘管理、公司或部門(mén)用人申請(qǐng)、公司用人匯總、人事檔案管理。很多公司在選型OA軟件時(shí),CIO主管都會(huì)咨詢(xún)?nèi)肆Y源部門(mén)的需求,而人力資源部門(mén)在提供需求的時(shí)候,大多都是參考專(zhuān)業(yè)HR軟件的功能進(jìn)行功能定義,這個(gè)是不現(xiàn)實(shí)的,目前國(guó)內(nèi)的OA系統(tǒng)軟件都達(dá)不到專(zhuān)業(yè)級(jí)HR軟件的作用,一般只能滿(mǎn)足人力資源基本功能所需。提醒CIO在OA系統(tǒng)選型時(shí),千萬(wàn)不要掉進(jìn)“人力資源管理”陷阱。


  六、協(xié)作管理


  協(xié)作管理是協(xié)同辦公管理理念下非常先進(jìn)和實(shí)用性極強(qiáng)的功能模塊,小到部門(mén)之間的協(xié)作和各不同部門(mén)之間的協(xié)作,大到分公司和集團(tuán)的協(xié)作,都可以在里面實(shí)現(xiàn),相當(dāng)于公司內(nèi)部的網(wǎng)上論壇,是公司內(nèi)部知識(shí)分享、社交等的重要板塊,人力資源部門(mén)會(huì)比較重視協(xié)作管理的功能需求,企業(yè)可以可以自行設(shè)置分論壇和議題,為員工提供了一個(gè)信息交流、溝通和問(wèn)題討論的空間,實(shí)現(xiàn)開(kāi)放、平等、自由的談?wù)摵桶l(fā)言,企業(yè)管理部門(mén)也可以進(jìn)行咨詢(xún)、解答和收集意見(jiàn)。

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  七、個(gè)人門(mén)戶(hù)


  OA辦公管理系統(tǒng)的個(gè)人門(mén)戶(hù)部分,實(shí)際上是個(gè)人自我計(jì)劃管理部分,是滿(mǎn)足自我學(xué)習(xí)和自我監(jiān)督的重要功能模塊,個(gè)人門(mén)戶(hù)包括計(jì)劃任務(wù)管理(任務(wù)的創(chuàng)建、跟蹤、任務(wù)反饋與提醒);個(gè)人日程安排與提醒,通訊錄管理、短消息發(fā)送、接收、回復(fù)與提醒等。更智能的是關(guān)于個(gè)人的所有工作任務(wù)、流程、權(quán)限所能查看到的需要處理的文件都會(huì)匯集到你的主頁(yè),傳統(tǒng)的工作模式是人找事,有了個(gè)人門(mén)戶(hù)是事找人,不用再擔(dān)心遺漏什么重要的工作。個(gè)人門(mén)戶(hù)功能目前在移動(dòng)辦公端使用頻率較高,企業(yè)員工可以通過(guò)個(gè)人辦公進(jìn)行自我時(shí)間管理,對(duì)個(gè)人計(jì)劃進(jìn)行閱覽、修正。是企業(yè)員工使用較多的功能。


  八、OA即時(shí)通訊


  這是一個(gè)類(lèi)似QQ/微信的客戶(hù)端軟件,和OA辦公系統(tǒng)集成于一體,實(shí)現(xiàn)信息的提醒、在線(xiàn)用戶(hù)的顯示、簡(jiǎn)易實(shí)時(shí)聊天功能,短消息顯示及回復(fù)等功能。包括組織架構(gòu)都一目了然。


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